TÍNH LƯƠNG

Màn hình Chạy tính lương dùng để chọn kỳ công lương, chọn mẫu tính lương, chọn nhân viên và thực hiện tính bảng lương theo dữ liệu nhân sự, chấm công, phụ cấp, thưởng phạt, khấu trừ và thuế đang có hiệu lực.

1. Chọn kỳ công lương

Bước 1: Vào menu Tính lương → Chọn Tính lương.

Bước 2: Tại màn Chọn kỳ công lương, tìm kỳ cần tính bằng ô Tìm kiếm kỳ lương bằng tên, ID... hoặc chọn trực tiếp trong danh sách.

Bước 3: Kiểm tra thông tin tại khung Kỳ lương đang chọn:

• Mã chu kỳ: Mã định danh của kỳ công lương.
• Trạng thái: Trạng thái hiện tại của kỳ, ví dụ Mở.
• Công ty: Công ty áp dụng kỳ công lương.
• Năm: Năm của kỳ công lương.
• Loại kỳ: Loại chu kỳ tính, ví dụ Tháng.
• Từ ngày - Đến ngày: Khoảng thời gian tính lương.
• Ngày công chuẩn: Số ngày công chuẩn của kỳ.
• Ngày cập nhật: Ngày kỳ công lương được cập nhật/chốt dữ liệu gần nhất.

Bước 4: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước chọn mẫu tính lương.

2. Chọn mẫu tính lương

Bước 1: Chọn mẫu tính lương phù hợp với cách trả lương của doanh nghiệp:

• Standard Daily Payroll: Mẫu tính lương theo ngày công.
• Standard Hourly Payroll: Mẫu tính lương theo giờ công.

Bước 2: Kiểm tra mã mẫu, phiên bản và quốc gia áp dụng trước khi tiếp tục.

Bước 3: Nhấn Tiếp tục để chuyển sang bước chọn nhân viên.

Bước 4: Nếu cần đổi kỳ công lương, nhấn Quay lại để quay về bước trước.

3. Chọn nhân viên cần tính lương

Bước 1: Lọc danh sách nhân viên theo các điều kiện:

• Công ty: Công ty có nhân viên cần tính lương.
• Phòng ban: Lọc theo phòng ban.
• Chức danh: Lọc theo chức danh.
• Tìm kiếm ID, Tên...: Tìm nhanh theo mã hoặc tên nhân viên.

Bước 2: Kiểm tra dữ liệu công của nhân viên trong bảng:

• Mã nhân viên: Mã nhân viên trên hệ thống.
• Họ tên: Tên nhân viên.
• Phòng ban: Phòng ban hiện tại của nhân viên.
• Chức danh: Chức danh hiện tại của nhân viên.
• Trạng thái làm việc: Trạng thái nhân sự tại thời điểm tính lương.
• Công chuẩn: Số ngày công chuẩn của kỳ.
• Công HL: Số công hợp lệ.
• Nghỉ HL: Số ngày nghỉ hợp lệ.
• Nghỉ KL: Số ngày nghỉ không hợp lệ.
• Giờ OT: Tổng giờ làm thêm.
• Chấm công: Trạng thái dữ liệu chấm công của nhân viên.
• Chi tiết công: Nút xem chi tiết dữ liệu công theo ngày.

Bước 3: Tích chọn từng nhân viên cần tính lương hoặc chọn Chọn tất cả nếu muốn tính cho toàn bộ danh sách đang lọc.

Bước 4: Nhấn Tính lương để hệ thống bắt đầu xử lý.

4. Xem chi tiết công của nhân viên

Bước 1: Tại dòng nhân viên cần kiểm tra, nhấn Xem chi tiết.

Bước 2: Kiểm tra thông tin trong popup Chấm công:

• Kỳ công: Kỳ công lương đang dùng để tính.
• Trạng thái: Trạng thái dữ liệu công của nhân viên.
• Ngày: Ngày phát sinh công.
• Mã công: Mã công ghi nhận trong ngày.
• Ngày công: Số ngày công được tính.
• Giờ công: Số giờ công được tính.
• OT: Số giờ làm thêm.
• Đi trễ: Thời gian đi trễ.
• Về sớm: Thời gian về sớm.
• Trạng thái: Trạng thái của dòng công.
• Ghi chú: Ghi chú bổ sung nếu có.

Bước 3: Sau khi kiểm tra xong, đóng popup để quay lại bước chọn nhân viên.

5. Theo dõi quy trình tính lương

Sau khi nhấn Tính lương, hệ thống xử lý lần lượt các nhóm dữ liệu sau:

• Thông tin nhân viên: Hồ sơ nhân sự, hợp đồng, trạng thái làm việc và dữ liệu nền của nhân viên.
• Xử lý chấm công: Ngày công, ca làm, nghỉ phép, nghỉ không hợp lệ, tăng ca và dữ liệu chấm công đã chốt.
• Phụ cấp: Phụ cấp còn hiệu lực theo nhân viên, phòng ban, chức danh hoặc chính sách áp dụng.
• Khấu trừ, thưởng phạt và thuế: Các khoản khấu trừ, khoản cộng/trừ và thuế TNCN theo thiết lập hiện hành.
• Kết quả: Tổng hợp dữ liệu thành bảng lương của kỳ.

6. Xem kết quả tính lương

Khi tính lương thành công, hệ thống chuyển sang bước Kết quả để người dùng kiểm tra bảng lương trước khi thực hiện các thao tác tiếp theo.

Người dùng cần kiểm tra tối thiểu các nhóm thông tin sau:

• Thông tin kỳ công lương và mẫu tính lương đã chọn.
• Danh sách nhân viên được tính lương.
• Dữ liệu công, nghỉ và OT được đưa vào tính.
• Các khoản lương, phụ cấp, thưởng phạt, khấu trừ và thuế.
• Số tiền thực nhận hoặc kết quả cuối cùng của từng nhân viên.

Nếu dữ liệu chưa đúng, quay lại các bước trước để kiểm tra kỳ công lương, dữ liệu chấm công, thông tin lương, phụ cấp, thưởng phạt, khấu trừ và thuế trước khi tính lại.

7. Xem phiếu lương và gửi email phiếu lương

Sau khi có kết quả tính lương, người dùng có thể xem phiếu lương của từng nhân viên và gửi phiếu lương qua email. Chức năng này dùng để gửi kết quả lương cho nhân viên sau khi bảng lương đã được kiểm tra đúng.

7.1. Xem phiếu lương của nhân viên

Bước 1: Tại màn kết quả tính lương hoặc danh sách bảng lương, chọn nhân viên cần xem phiếu lương.

Bước 2: Nhấn Xem phiếu.

Bước 3: Kiểm tra các thông tin trên phiếu lương:

• Thông tin nhân viên.
• Kỳ lương.
• Công, nghỉ, tăng ca.
• Lương, phụ cấp, thưởng/phạt.
• Khấu trừ, bảo hiểm, thuế.
• Số tiền thực nhận.

Bước 4: Đóng phiếu lương để quay lại danh sách kết quả.

7.2. Gửi email phiếu lương cho từng nhân viên

Bước 1: Tích chọn một nhân viên và nhấn Xem phiếu.

Bước 2: Kiểm tra phiếu lương của nhân viên trước khi gửi.

Bước 3: Nhấn Gửi Mail trên popup phiếu lương.

Bước 4: Chờ hệ thống xử lý. Khi gửi thành công, hệ thống hiển thị thông báo Thành công.

Kết quả: Hệ thống gửi phiếu lương đến email của nhân viên được chọn.

7.3. Gửi email phiếu lương cho nhiều nhân viên

Bước 1: Tích chọn nhiều nhân viên trong danh sách kết quả tính lương hoặc chọn Chọn tất cả nếu muốn gửi cho toàn bộ danh sách đang lọc.

Bước 2: Kiểm tra số lượng trên nút Xem phiếu, ví dụ Xem phiếu (2).

Bước 3: Nhấn Xem phiếu để mở danh sách phiếu lương của các nhân viên đã chọn.

Bước 4: Dùng Trước/Sau để rà soát từng phiếu trong danh sách.

Bước 5: Nhấn Gửi Mail để hệ thống gửi email phiếu lương cho các nhân viên trong danh sách đã chọn.

Kết quả: Hệ thống gửi phiếu lương đến từng nhân viên được chọn và ghi nhận trạng thái gửi nếu màn hình có hiển thị kết quả xử lý.

Lưu ý:

• Chỉ nên gửi email sau khi bảng lương đã được kiểm tra đúng.
• Nhân viên cần có email hợp lệ trong hồ sơ nhân viên.
• Nếu gửi hàng loạt, cần kiểm tra kỹ danh sách người nhận trước khi gửi.
• Nếu có nhân viên gửi lỗi, cần kiểm tra lại email, trạng thái phiếu lương hoặc cấu hình gửi email rồi gửi lại.

Lưu ý:

• Chỉ tính lương khi kỳ công lương đã có ngày công chuẩn và dữ liệu chấm công cần thiết.
• Chỉ tính lương được đối với những nhân viên đã được chốt công bên bảng chấm công.
• Nhân viên được chọn nên có thông tin lương còn hiệu lực trong kỳ tính.
• Dữ liệu chấm công cần được kiểm tra/chốt trước khi chạy lương để tránh kết quả sai hoặc tính lương thất bại.
• Nếu hệ thống báo Tính lương thất bại, kiểm tra lại dữ liệu công, thông tin lương, phụ cấp, khấu trừ, thuế và các thiết lập bắt buộc của mẫu tính lương.
• Nên tính thử với một nhóm nhỏ nhân viên trước khi chạy cho toàn bộ công ty.