HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: SỐ DƯ PHÉP NĂM
Màn hình Số dư phép năm dùng để theo dõi, cấp phép, điều chỉnh và kiểm tra lịch sử biến động quỹ phép của nhân viên. Dữ liệu quỹ phép liên quan trực tiếp đến Đơn nghỉ phép: khi đơn nghỉ có phép được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống cập nhật số phép đã sử dụng và số phép khả dụng của nhân viên.
1. TRA CỨU QUỸ PHÉP
Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công → Số dư phép năm.
Bước 2. Chọn điều kiện lọc Người dùng có thể lọc theo:
- Công ty
- Phòng ban
- Chức danh
- Nhân viên
Bước 3. Nhấn Tìm kiếm Hệ thống hiển thị danh sách quỹ phép theo điều kiện lọc và nhóm dữ liệu theo Phòng ban.
Bước 4. Kiểm tra số liệu Bảng Tổng hợp quỹ phép hiển thị:
- Nhân viên
- Loại hợp đồng
- Phép chuyển từ năm trước
- Được cấp
- Ngày hết hạn phép chuyển
- Tổng quỹ (Ngày)
- Đã sử dụng
- Khả dụng
- Thao tác
2. CẤP PHÉP CHO NHÂN VIÊN
Bước 1. Chọn nhân viên cần cấp phép Tại dòng nhân viên, nhấn Cấp phép. Nếu cần cấp cho nhiều nhân viên, tích chọn các dòng nhân viên rồi nhấn Cấp phép hàng loạt.
Bước 2. Nhập số ngày phép Trong cửa sổ Cấp phép nghỉ năm, kiểm tra số lượng Đang chọn và nhập:
- Số ngày*: số ngày phép cần cấp.
- Ghi chú: lý do hoặc thông tin bổ sung.
Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống cập nhật số phép được cấp vào quỹ phép của nhân viên.
Kết quả: Số Được cấp, Tổng quỹ (Ngày) và Khả dụng được cập nhật theo số ngày vừa cấp.
3. ĐIỀU CHỈNH SỐ DƯ PHÉP
Bước 1. Chọn nhân viên cần điều chỉnh Tại dòng nhân viên, nhấn Điều chỉnh. Nếu cần điều chỉnh nhiều nhân viên, tích chọn các dòng nhân viên rồi nhấn Điều chỉnh hàng loạt.
Bước 2. Nhập số ngày điều chỉnh Trong cửa sổ Điều chỉnh số dư phép, kiểm tra số lượng Đang chọn và nhập:
- Số ngày*: số ngày cần cộng hoặc điều chỉnh theo nghiệp vụ.
- Ghi chú: lý do điều chỉnh.
Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống ghi nhận biến động số dư phép.
Kết quả: Quỹ phép của nhân viên được cập nhật và có thể kiểm tra lại tại bảng tổng hợp hoặc lịch sử biến động.
4. XEM LỊCH SỬ QUỸ PHÉP
Bước 1. Chọn nhân viên cần kiểm tra Tại dòng nhân viên, nhấn biểu tượng Lịch sử.
Bước 2. Kiểm tra biến động Hệ thống mở popup Lịch sử biến động quỹ phép - [Tên nhân viên]. Người dùng kiểm tra các chỉ số tổng hợp phía trên popup gồm Tổng cộng dồn, Tổng đã dùng và Số phép còn lại.
Bước 3. Tìm kiếm và kiểm tra từng dòng lịch sử Nhập từ khóa vào ô Tìm kiếm giao dịch... nếu cần lọc nhanh giao dịch. Trong lưới dữ liệu, đối chiếu Ngày thực hiện giao dịch, Loại giao dịch, Diễn giải chi tiết lý do và Số lượng thay đổi để biết phát sinh nào làm tăng hoặc giảm quỹ phép.
Bước 4. Đóng popup Sau khi kiểm tra xong, nhấn Đóng để quay lại bảng tổng hợp quỹ phép.
Mục đích: Lịch sử giúp đối chiếu vì sao số Đã sử dụng hoặc Khả dụng thay đổi.
5. LIÊN KẾT VỚI ĐƠN NGHỈ PHÉP VÀ BẢNG CHẤM CÔNG
Quy trình nghiệp vụ liên quan đến quỹ phép:
- Nhân viên có quỹ phép tại Số dư phép năm.
- Người dùng tạo Đơn nghỉ phép cho nhân viên.
- Khi đơn được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống cập nhật ngày nghỉ lên Bảng chấm công.
- Nếu loại nghỉ sử dụng quỹ phép, hệ thống cập nhật:
- Đã sử dụng: tăng theo số ngày/buổi nghỉ.
- Khả dụng: giảm theo số ngày/buổi nghỉ.
- Dữ liệu nghỉ được tổng hợp vào Kết quả tổng hợp để phục vụ đối chiếu công và tính lương.
6. XUẤT EXCEL
Bước 1. Lọc dữ liệu cần xuất Chọn công ty, phòng ban, chức danh hoặc nhân viên.
Bước 2. Nhấn Xuất Excel Hệ thống xuất danh sách tổng hợp quỹ phép theo điều kiện lọc hiện tại.
GHI CHÚ QUAN TRỌNG
- Nên kiểm tra Khả dụng trước khi tạo hoặc phê duyệt yêu cầu nghỉ có phép.
- Không nên điều chỉnh số dư phép nếu chưa có ghi chú rõ ràng, vì số dư này ảnh hưởng đến bảng chấm công và tính lương.
- Khi đơn nghỉ phép đã cập nhật lên bảng chấm công, mọi thao tác hủy/sửa cần đối chiếu lại quỹ phép và kết quả tổng hợp công.