HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: ÁNH XẠ NHÂN VIÊN - MÁY CHẤM CÔNG
Trang Ánh xạ nhân viên - máy chấm công dùng để khai báo quan hệ giữa nhân viên và thông tin trên thiết bị chấm công.
Sau khi ánh xạ đúng, dữ liệu chấm công thô nạp từ máy sẽ được hệ thống nhận diện và xử lý cho đúng nhân viên.
1. TRA CỨU DỮ LIỆU ÁNH XẠ
Bước 1. Truy cập màn hình
Menu Chấm công → Ánh xạ nhân viên - máy chấm công.
Bước 2. Chọn điều kiện lọc
Người dùng có thể lọc theo:
- Công ty
- Phòng ban
- Ô tìm kiếm nhanh theo nhân viên hoặc mã chấm công
Bước 3. Kiểm tra danh sách
Hệ thống hiển thị danh sách nhân viên cùng thông tin thiết bị đã ánh xạ trên lưới.
2. CẬP NHẬT ÁNH XẠ TRỰC TIẾP TRÊN LƯỚI
Bước 1. Tìm nhân viên cần cập nhật
Sử dụng bộ lọc hoặc ô tìm kiếm nhanh để tìm đúng nhân viên.
Bước 2. Nhập thông tin ánh xạ
Tại dòng nhân viên, cập nhật các trường:
- Mã Thiết Bị: mã định danh của máy chấm công.
- Tên Thiết Bị: tên hoặc vị trí máy chấm công.
- Mã Chấm Công: mã của nhân viên trên máy chấm công.
Lưu ý: cần ánh xạ đúng và đầy đủ cả 3 trường này để tránh lỗi khi nạp dữ liệu mapping. Nếu thiếu hoặc sai bất kỳ thông tin nào, hệ thống có thể không nhận diện đúng nhân viên hoặc máy chấm công.
3. NẠP ÁNH XẠ BẰNG EXCEL
Bước 1. Nhấn Nạp Excel
Tại màn hình danh sách, nhấn Nạp Excel.
Bước 2. Chọn tệp dữ liệu
Chọn tệp Excel chứa danh sách mã thiết bị, tên thiết bị và mã chấm công của nhân viên.
Bước 3. Kiểm tra dữ liệu sau khi nạp
Sau khi hệ thống nạp dữ liệu, kiểm tra lại các dòng trên lưới.
Bước 4. Nhấn Lưu thay đổi
Nhấn Lưu thay đổi để xác nhận dữ liệu ánh xạ đã nạp.
4. XUẤT EXCEL
Bước 1. Lọc dữ liệu cần xuất
Chọn công ty, phòng ban hoặc nhập từ khóa tìm kiếm nếu chỉ cần xuất một nhóm nhân viên.
Bước 2. Nhấn Xuất Excel
Hệ thống xuất danh sách ánh xạ hiện tại ra file Excel để kiểm tra hoặc cập nhật ngoại tuyến.
5. XÓA THÔNG TIN ÁNH XẠ
Bước 1. Chọn dòng cần xóa thông tin ánh xạ
Tìm nhân viên cần bỏ liên kết với máy chấm công.
Bước 2. Xóa dữ liệu ở các cột ánh xạ
Xóa giá trị tại các trường Mã Thiết Bị, Tên Thiết Bị, Mã Chấm Công hoặc sử dụng thao tác Xoá trên dòng nếu màn hình cho phép.
Bước 3. Nhấn Lưu thay đổi
Hệ thống chỉ ghi nhận thao tác xóa sau khi người dùng nhấn Lưu thay đổi.
GHI CHÚ QUAN TRỌNG
- Cần ánh xạ đúng và đầy đủ cả Mã Chấm Công, Mã Thiết Bị và Tên Thiết Bị trước khi nạp dữ liệu ánh xạ; nếu sai hoặc thiếu, dữ liệu có thể không nhận diện được nhân viên hoặc thiết bị.
- Một nhân viên có thể phát sinh dữ liệu từ nhiều máy chấm công nếu doanh nghiệp sử dụng nhiều thiết bị.
- Sau khi cập nhật ánh xạ, nên kiểm tra lại màn Dữ liệu chấm công thô để chắc chắn bản ghi được nhận diện đúng nhân viên, công ty và phòng ban.