HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: ĐƠN NGHỈ PHÉP NHÂN VIÊN
Màn hình Đơn nghỉ phép nhân viên dùng để tạo và quản lý đơn nghỉ của nhân viên. Khi đơn nghỉ phép nhân viên được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống sử dụng thông tin này để cập nhật dữ liệu nghỉ lên Bảng chấm công, đồng thời làm căn cứ cập nhật quỹ phép và số ngày phép đã sử dụng.
1. TRA CỨU ĐƠN NGHỈ PHÉP NHÂN VIÊN
Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công → Đơn nghỉ phép nhân viên.
Bước 2. Tìm kiếm dữ liệu Người dùng có thể:
- Nhập từ khóa tại ô Tìm kiếm.
- Chuyển chế độ xem List hoặc Table.
- Sử dụng bộ lọc nâng cao nếu cần lọc theo nhân viên, loại nghỉ, trạng thái hoặc khoảng thời gian.
Bước 3. Kiểm tra danh sách yêu cầu Danh sách hiển thị các đơn nghỉ phép nhân viên đã tạo để người dùng kiểm tra, chỉnh sửa hoặc theo dõi trạng thái phê duyệt.
2. TẠO ĐƠN NGHỈ PHÉP NHÂN VIÊN
Bước 1. Nhấn Tạo mới Tại màn hình Đơn nghỉ phép nhân viên, nhấn Tạo mới.
Bước 2. Nhập thông tin chung
- Nhân viên*: chọn nhân viên nghỉ phép.
- Người yêu cầu: người tạo yêu cầu nghỉ.
- Loại nghỉ*: chọn loại nghỉ, ví dụ nghỉ có phép, nghỉ không phép hoặc loại nghỉ tương ứng với mã công đã thiết lập.
- Buổi nghỉ*: chọn Cả ngày, Buổi sáng, Buổi chiều hoặc tùy chọn tương ứng trên hệ thống.
- Lý do chi tiết: nhập lý do nghỉ.
Bước 3. Nhập thời gian nghỉ
- Ngày bắt đầu: ngày/giờ bắt đầu nghỉ.
- Ngày kết thúc: ngày/giờ kết thúc nghỉ.
- Số lượng*: số ngày hoặc buổi nghỉ được ghi nhận.
Bước 4. Kiểm tra trạng thái
- Trạng thái phê duyệt: dùng để theo dõi yêu cầu đang chờ duyệt, đã phê duyệt hoặc bị từ chối.
- Ngày phê duyệt: hệ thống cập nhật khi yêu cầu được phê duyệt.
- Trạng thái: trạng thái nghiệp vụ của bản ghi, mặc định là Mở khi tạo mới.
Bước 5. Nhấn Lưu Hệ thống lưu đơn nghỉ phép nhân viên.
3. ẢNH HƯỞNG ĐẾN BẢNG CHẤM CÔNG VÀ QUỸ PHÉP
Sau khi đơn nghỉ phép nhân viên tạo thành công:
- Hệ thống cập nhật ngày nghỉ lên Bảng chấm công của nhân viên theo ngày/buổi đã đăng ký.
- Mã nghỉ hoặc mã công nghỉ được xác định theo Loại nghỉ và cấu hình Quy đổi mã nghỉ trong Thiết lập nghỉ phép.
- Số ngày nghỉ được tính vào cột nghỉ phép/nghỉ không lương hoặc nhóm công tương ứng trên Kết quả tổng hợp.
- Nếu loại nghỉ sử dụng quỹ phép, hệ thống cập nhật số Đã sử dụng và Khả dụng tại màn Quản lý phép năm.
Ví dụ luồng nghiệp vụ: Nhân viên tạo yêu cầu nghỉ có phép 1 ngày → hệ thống ghi nhận ngày nghỉ lên Bảng chấm công → quỹ phép của nhân viên tăng Đã sử dụng 1 ngày và giảm Khả dụng 1 ngày.
4. CHỈNH SỬA ĐƠN NGHỈ PHÉP NHÂN VIÊN
Bước 1. Chọn yêu cầu cần sửa Tìm và chọn đơn nghỉ phép nhân viên trong danh sách. Hệ thống mở vùng chi tiết phiếu nghỉ ở bên phải màn hình.
Bước 2. Cập nhật thông tin Người dùng có thể chỉnh sửa các thông tin như:
- Loại nghỉ.
- Buổi nghỉ.
- Lý do chi tiết.
- Ngày bắt đầu, ngày kết thúc.
- Số lượng.
Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống cập nhật thông tin yêu cầu.
Bước 4. Kiểm tra trạng thái phiếu Đối chiếu Trạng thái phê duyệt, Ngày phê duyệt và Trạng thái để biết phiếu đang mở, đã duyệt hoặc cần xử lý tiếp trước khi dữ liệu nghỉ được cập nhật sang bảng công.
Lưu ý: Nếu đơn nghỉ phép nhân viên đã được chốt công bên bảng chấm công, người dùng không thể chỉnh sửa cũng như hủy phiếu.
5. HỦY ĐƠN NGHỈ PHÉP NHÂN VIÊN
Bước 1. Chọn yêu cầu cần hủy Tìm đúng đơn nghỉ phép nhân viên cần thao tác.
Bước 2. Thực hiện hủy theo quyền được cấp Nếu đơn nghỉ phép còn ở trạng thái có thể thay đổi, người dùng thực hiện hủy yêu cầu.
Bước 3. Kiểm tra dữ liệu liên quan Sau khi hủy yêu cầu đã từng được ghi nhận, cần kiểm tra:
- Bảng chấm công của nhân viên trong ngày nghỉ.
- Kết quả tổng hợp trong kỳ công lương.
- Quản lý phép năm để đảm bảo số phép đã sử dụng/khả dụng được cập nhật đúng.
Lưu ý: Chỉ có thể hủy đối với những phiếu có ngày chưa được chốt công bên Bảng chấm công.
GHI CHÚ QUAN TRỌNG
- Trước khi tạo yêu cầu nghỉ có phép, nên kiểm tra Quản lý phép năm để biết nhân viên còn bao nhiêu ngày phép khả dụng.
- Loại nghỉ cần được cấu hình đúng với Mã công và Quy đổi mã nghỉ để hệ thống cập nhật đúng lên bảng chấm công.
- Đơn nghỉ phép nhân viên chỉ nên được chỉnh sửa/hủy khi chưa khóa hoặc chốt kỳ công liên quan.
- Sau khi tạo hoặc phê duyệt đơn nghỉ phép nhân viên, cần đối chiếu lại Bảng chấm công để chắc chắn ngày nghỉ đã được ghi nhận đúng.