Table of Contents

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: LOẠI NGHỈ PHÉP

Màn hình Loại nghỉ phép dùng để khai báo các nhóm nghỉ được sử dụng khi tạo Yêu cầu nghỉ phép và khi hệ thống xử lý dữ liệu nghỉ trên Bảng chấm công. Thiết lập đúng loại nghỉ giúp hệ thống xác định nghỉ có trừ quỹ phép hay không, nghỉ có hưởng lương hay không và mã công nghỉ nào sẽ được ghi nhận sau khi quy đổi.

1. TRA CỨU LOẠI NGHỈ PHÉP

Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công -> Loại nghỉ phép.

Bước 2. Tìm kiếm dữ liệu Người dùng có thể tìm kiếm theo mã, tên loại nghỉ, công ty, nhóm loại nghỉ hoặc trạng thái sử dụng.

Bước 3. Kiểm tra danh sách Danh sách loại nghỉ phép giúp người dùng kiểm tra các loại nghỉ đang được sử dụng trước khi tạo yêu cầu nghỉ phép hoặc cấu hình quy đổi mã nghỉ.

2. THÊM MỚI LOẠI NGHỈ PHÉP

Bước 1. Nhấn Tạo mới Tại màn hình Loại nghỉ phép, nhấn Tạo mới trên thanh công cụ.

Bước 2. Nhập thông tin chung

  • Mã*: nhập mã loại nghỉ duy nhất theo quy ước của doanh nghiệp. Mã có thể là chữ, số hoặc ký hiệu ngắn tùy cấu hình/quy định nội bộ, miễn là không trùng với mã loại nghỉ khác.
  • Tên*: nhập tên loại nghỉ dễ hiểu để người dùng chọn đúng khi tạo yêu cầu nghỉ phép.
  • Công ty*: chọn công ty áp dụng loại nghỉ.
  • Nhóm loại nghỉ: chọn nhóm nghiệp vụ phù hợp, ví dụ nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc nghỉ theo chế độ.
  • Mã công/Mã nghỉ liên kết: chọn mã công nghỉ tương ứng nếu hệ thống yêu cầu liên kết trực tiếp.
  • Sử dụng quỹ phép: bật nếu loại nghỉ cần trừ hoặc theo dõi trên Quản lý phép năm.
  • Hưởng lương: xác định loại nghỉ có được tính lương hay không theo chính sách công ty.
  • Đơn vị tính: chọn cách ghi nhận theo ngày, buổi hoặc giờ nếu hệ thống có cấu hình.
  • Trạng thái: chọn Sử dụng hoặc Ngưng sử dụng.
  • Ghi chú: nhập mô tả nghiệp vụ hoặc điều kiện áp dụng.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống kiểm tra dữ liệu bắt buộc và lưu loại nghỉ phép.

Kết quả: Loại nghỉ phép mới có thể được chọn khi tạo yêu cầu nghỉ phép và sử dụng trong các quy tắc liên quan đến nghỉ.

3. CHỈNH SỬA LOẠI NGHỈ PHÉP

Bước 1. Chọn loại nghỉ cần sửa Tại danh sách, chọn đúng dòng loại nghỉ phép cần cập nhật.

Bước 2. Cập nhật thông tin Người dùng cập nhật tên, nhóm loại nghỉ, trạng thái sử dụng, cấu hình quỹ phép, thông tin hưởng lương, mã công liên kết hoặc ghi chú.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống lưu thay đổi.

Lưu ý: Nếu loại nghỉ đã phát sinh yêu cầu nghỉ phép hoặc đã cập nhật lên bảng chấm công, cần kiểm tra lại dữ liệu liên quan trước khi thay đổi nhóm nghỉ, mã công liên kết hoặc cấu hình sử dụng quỹ phép.

4. XÓA HOẶC NGƯNG SỬ DỤNG LOẠI NGHỈ PHÉP

Bước 1. Chọn loại nghỉ cần xử lý Tìm và chọn đúng loại nghỉ phép trong danh sách.

Bước 2. Thực hiện thao tác

  • Nhấn Xóa nếu loại nghỉ chưa phát sinh dữ liệu liên quan.
  • Chuyển Trạng thái sang Ngưng sử dụng nếu loại nghỉ đã từng được dùng nhưng không còn áp dụng cho nghiệp vụ mới.

Bước 3. Xác nhận thao tác Chọn Đồng ý để hoàn tất hoặc Không để hủy thao tác.

Lưu ý: Không nên xóa loại nghỉ đã được dùng trong yêu cầu nghỉ phép, quản lý phép năm, bảng chấm công hoặc dữ liệu tính lương. Trong trường hợp này nên ngưng sử dụng để giữ lịch sử đối chiếu.

5. LIÊN KẾT HIỂN THỊ VÀ SỬ DỤNG LOẠI NGHỈ PHÉP

Loại nghỉ phép sau khi khai báo được sử dụng trong các màn sau:

  • Yêu cầu nghỉ phép: loại nghỉ hiển thị tại trường Loại nghỉ khi tạo đơn nghỉ cho nhân viên. Đây là dữ liệu đầu vào để xác định nghỉ theo ngày, buổi hoặc giờ.
  • Quản lý phép năm: nếu loại nghỉ có sử dụng quỹ phép, khi yêu cầu nghỉ được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống cập nhật số Đã sử dụng và Khả dụng của nhân viên.
  • Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã nghỉ: loại nghỉ là căn cứ để hệ thống quy đổi đơn nghỉ phép thành mã công nghỉ tương ứng trên bảng công.
  • Bảng chấm công: sau khi yêu cầu nghỉ được ghi nhận, ngày nghỉ của nhân viên hiển thị trên bảng chấm công theo mã nghỉ/mã công đã quy đổi.
  • Kết quả tổng hợp: dữ liệu nghỉ được tổng hợp vào nhóm nghỉ phép, nghỉ không lương hoặc nhóm công liên quan để đối chiếu số ngày nghỉ trong kỳ.
  • Tính lương: khi kỳ công được chốt, dữ liệu nghỉ theo loại nghỉ và mã công liên quan được chuyển sang tính lương để xác định công hưởng lương, công không hưởng lương hoặc các khoản khấu trừ/phụ cấp theo chính sách.

6. LUỒNG NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN

Quy trình sử dụng loại nghỉ phép thường đi theo luồng:

  1. Khai báo Mã công nghỉ tương ứng, ví dụ nghỉ phép năm hoặc nghỉ không lương.
  2. Khai báo Loại nghỉ phép và liên kết với mã công/mã nghỉ phù hợp.
  3. Cấu hình Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã nghỉ để hệ thống biết khi phát sinh đơn nghỉ thì trả về mã công nào.
  4. Tạo Yêu cầu nghỉ phép cho nhân viên.
  5. Khi yêu cầu được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống cập nhật ngày nghỉ lên Bảng chấm công.
  6. Nếu loại nghỉ sử dụng quỹ phép, hệ thống cập nhật số phép tại Quản lý phép năm.
  7. Khi chốt kỳ công, dữ liệu nghỉ được tổng hợp và chuyển sang Tính lương.

7. GHI CHÚ QUAN TRỌNG

  • Cần thống nhất loại nghỉ với mã công nghỉ trước khi cho người dùng tạo yêu cầu nghỉ phép.
  • Loại nghỉ có sử dụng quỹ phép cần được kiểm tra cùng Quản lý phép năm để tránh ghi nhận vượt quỹ hoặc sai số phép khả dụng.
  • Không nên đổi loại nghỉ từ có trừ phép sang không trừ phép, hoặc ngược lại, khi đã phát sinh dữ liệu trong kỳ công.
  • Khi thay đổi cấu hình loại nghỉ, cần kiểm tra lại Yêu cầu nghỉ phép, Bảng chấm công, Kết quả tổng hợp và Quản lý phép năm để đảm bảo dữ liệu đồng nhất.
Edit this page