HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: BẢNG CHẤM CÔNG
Trang Bảng chấm công dùng để xem dữ liệu công theo dạng lịch, kiểm tra kết quả tổng hợp theo nhân viên và thực hiện chốt công theo kỳ công lương. Dữ liệu trên màn hình được lấy từ dữ liệu chấm công đã ghi nhận, dữ liệu chấm công chi tiết và các thiết lập liên quan đến ca làm việc, mã công, kỳ công lương.
1. TRA CỨU BẢNG CHẤM CÔNG
Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công → Bảng chấm công.
Bước 2. Chọn điều kiện lọc Người dùng có thể lọc theo:
- Công ty
- Phòng ban
- Chức danh
- Kỳ công lương
- Nhân viên
Bước 3. Nhấn Tìm kiếm Hệ thống hiển thị dữ liệu chấm công tương ứng với điều kiện lọc.
2. XEM LỊCH CHẤM CÔNG
Tab Lịch chấm công hiển thị dữ liệu theo dạng lịch, nhóm theo phòng ban và nhân viên.
Người dùng có thể:
- Chuyển khoảng thời gian bằng nút mũi tên trái/phải.
- Chọn chế độ xem Ngày, Tuần, Tháng.
- Xem dữ liệu theo từng ô ngày của từng nhân viên.
- Sử dụng phân trang để chuyển giữa các nhóm nhân viên.
Tùy chọn hiển thị
Tại phần Hiển thị, người dùng có thể bật/tắt các thông tin trên ô lịch:
- Mã công
- Ngày công
- Giờ vào/ra
- Ca
Các tùy chọn này chỉ thay đổi cách hiển thị trên lịch, không làm thay đổi dữ liệu chấm công.
3. XÓA CHẤM CÔNG TRÊN LỊCH
Bước 1. Xác định ô chấm công cần xóa Trên tab Lịch chấm công, tìm đúng nhân viên và ngày cần xóa dữ liệu công.
Bước 2. Nhấn Xóa chấm công Nhấn nút Xóa chấm công tại ô dữ liệu cần xóa.
Bước 3. Xác nhận thao tác Nếu hệ thống hiển thị hộp thoại xác nhận, chọn Đồng ý để hoàn tất.
Kết quả: Bản ghi chấm công được xóa khỏi lịch và kết quả tổng hợp của nhân viên sẽ được cập nhật theo dữ liệu còn lại.
Lưu ý: Không nên xóa dữ liệu khi kỳ công đã được kiểm tra và chuẩn bị tính lương. Nếu dữ liệu đã chốt hoặc không cho phép xóa, cần kiểm tra trạng thái công trước khi thao tác.
4. XEM KẾT QUẢ TỔNG HỢP
Tab Kết quả tổng hợp dùng để xem số liệu công đã tổng hợp theo từng nhân viên.
Các thông tin chính gồm:
- Nhân viên
- Trạng thái
- Công chuẩn
- Ngày công TT
- Giờ công TT
- Lễ/tết
- Không lương
- Nghỉ phép
- Tăng ca (H)
- Đi muộn
- Về sớm
- Phép tồn
Người dùng dùng tab này để đối chiếu dữ liệu trước khi chốt công hoặc trước khi chuyển sang quy trình tính lương.
5. XUẤT EXCEL KẾT QUẢ TỔNG HỢP
Bước 1. Chọn điều kiện lọc Chọn công ty, phòng ban, chức danh, kỳ công lương hoặc nhân viên cần xuất dữ liệu.
Bước 2. Mở tab Kết quả tổng hợp Kiểm tra dữ liệu tổng hợp hiển thị trên màn hình.
Bước 3. Nhấn Xuất Excel Hệ thống xuất dữ liệu tổng hợp theo điều kiện lọc hiện tại.
6. CHỐT CÔNG
Chức năng Chốt công dùng để xác nhận dữ liệu công của kỳ công lương sau khi đã kiểm tra đầy đủ dữ liệu chấm công và kết quả tổng hợp.
Bước 1. Nhấn Chốt công Tại màn hình Bảng chấm công, nhấn Chốt công.
Bước 2. Nhập thông tin chốt công Trong cửa sổ Chốt công, nhập:
- Công ty*: công ty cần chốt công.
- Kỳ công lương*: kỳ công lương cần chốt.
- Phòng ban: chọn nếu chỉ chốt công cho một phòng ban cụ thể.
Bước 3. Nhấn Xác nhận Hệ thống thực hiện chốt công theo công ty, kỳ công lương và phòng ban đã chọn.
Kết quả: Dữ liệu công trong phạm vi được chọn chuyển sang trạng thái đã chốt để phục vụ kiểm soát công và tính lương.
GHI CHÚ QUAN TRỌNG
- Nên xử lý xong dữ liệu tại Dữ liệu chấm công thô trước khi kiểm tra và chốt Bảng chấm công.
- Tab Lịch chấm công phù hợp để kiểm tra dữ liệu theo từng ngày.
- Tab Kết quả tổng hợp phù hợp để đối chiếu tổng ngày công, giờ công, nghỉ phép, tăng ca, đi muộn và về sớm.
- Chỉ chốt công sau khi đã kiểm tra dữ liệu trong kỳ công lương; dữ liệu chốt là cơ sở quan trọng cho quy trình tính lương.