HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: MÃ CÔNG

Màn hình Mã công dùng để khai báo các mã ghi nhận kết quả công sau khi hệ thống xử lý dữ liệu chấm công, nghỉ phép, vắng mặt hoặc tăng ca. Mã công là dữ liệu nền quan trọng vì được dùng trong Thiết lập chấm công, Bảng chấm công, Kết quả tổng hợp và làm căn cứ chuyển dữ liệu sang Tính lương.

QUẢN LÝ MÃ CÔNG

1. TRA CỨU MÃ CÔNG

Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công -> Mã công.

Bước 2. Tìm kiếm dữ liệu Người dùng có thể nhập từ khóa hoặc sử dụng bộ lọc trên danh sách để tìm mã công theo mã, tên, công ty, loại hoặc trạng thái.

Bước 3. Kiểm tra danh sách Danh sách mã công giúp người dùng đối chiếu nhanh các mã đang được sử dụng trong hệ thống trước khi thêm mới hoặc chỉnh sửa.

2. THÊM MỚI MÃ CÔNG

Bước 1. Nhấn Tạo mới Tại màn hình Mã công, nhấn Tạo mới trên thanh công cụ.

Bước 2. Nhập thông tin chung

Mã*: nhập mã công duy nhất, ví dụ LV, PHEP, KP, OT1.
Tên*: nhập tên mô tả mã công, ví dụ Làm việc, Nghỉ phép năm, Nghỉ không phép, Làm thêm ngày thường.
Công ty*: chọn công ty áp dụng mã công.
Giá trị công chuẩn*: nhập giá trị ngày công chuẩn của mã.
Đơn vị tính*: chọn Ngày hoặc Giờ theo cách ghi nhận công.
Tỷ lệ tính lương*: nhập hệ số tính lương, ví dụ 1, 1.5, 2.
Loại*: chọn nhóm nghiệp vụ của mã công, ví dụ Làm việc, Nghỉ phép, Vắng, Tăng ca.
Kiểu tính lương*: chọn cách mã công tham gia tính lương, ví dụ Tính lương, Không tính lương hoặc nhóm xử lý tương ứng theo cấu hình hệ thống.
Màu sắc: chọn màu để hiển thị trực quan trên lịch công, bảng công hoặc báo cáo.
Ghi chú: nhập mô tả thêm nếu cần.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống kiểm tra dữ liệu bắt buộc và lưu mã công.

Kết quả: Mã công mới được bổ sung vào danh mục và có thể được chọn trong các màn cấu hình quy đổi.

3. CHỈNH SỬA MÃ CÔNG

Bước 1. Chọn mã công cần sửa Tại danh sách, chọn đúng dòng mã công cần cập nhật.

Bước 2. Cập nhật thông tin Điều chỉnh các thông tin như tên, giá trị công chuẩn, đơn vị tính, tỷ lệ tính lương, loại, kiểu tính lương, màu sắc hoặc ghi chú.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống cập nhật thông tin mã công.

Lưu ý: Không nên thay đổi ý nghĩa nghiệp vụ của mã công đang được dùng cho kỳ công đã chốt. Nếu cần thay đổi cách tính từ thời điểm mới, nên tạo mã công mới hoặc cấu hình lại quy tắc có hiệu lực mới để dễ đối chiếu dữ liệu.

4. XÓA MÃ CÔNG

Bước 1. Chọn mã công cần xóa Chọn đúng mã công trong danh sách.

Bước 2. Nhấn Xóa Nhấn Xóa trên thanh công cụ.

Bước 3. Xác nhận thao tác Chọn Đồng ý để xóa hoặc Không để hủy thao tác.

Lưu ý: Không thể xóa mã công đang được sử dụng trong quy tắc chấm công, bảng chấm công, kết quả tổng hợp hoặc dữ liệu tính lương.

5. LIÊN KẾT HIỂN THỊ VÀ SỬ DỤNG MÃ CÔNG

Mã công sau khi khai báo được sử dụng trong các màn sau:

Loại nghỉ phép: một số loại nghỉ có thể liên kết đến mã công nghỉ tương ứng để xác định nghỉ có lương, nghỉ không lương hoặc nghỉ theo chế độ.
Yêu cầu nghỉ phép: khi yêu cầu nghỉ được ghi nhận/phê duyệt, hệ thống dựa trên loại nghỉ và quy tắc quy đổi để xác định mã công nghỉ hiển thị trên bảng công.
Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã công: mã công được chọn là kết quả trả về của các quy tắc tính công theo giờ làm việc thực tế, giờ tối thiểu/tối đa hoặc điều kiện áp dụng theo ca.
Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã nghỉ: mã công được chọn là kết quả trả về khi xử lý vắng mặt, thiếu công hoặc đơn nghỉ phép.
Dữ liệu chấm công thô -> Kết quả tính: sau khi hệ thống xử lý dữ liệu vào/ra, mã công được hiển thị tại kết quả tính để người dùng kiểm tra trước khi cập nhật lên bảng chấm công.
Bảng chấm công: mã công hiển thị theo từng nhân viên, từng ngày hoặc từng ca để thể hiện kết quả công cuối cùng.
Kết quả tổng hợp: hệ thống tổng hợp số công, số ngày nghỉ, vắng mặt hoặc tăng ca theo mã công để phục vụ đối chiếu.
Tính lương: khi kỳ công được chốt, dữ liệu mã công và giá trị công tương ứng được dùng làm căn cứ tính lương, phụ cấp, khấu trừ hoặc các khoản liên quan theo cấu hình bảng lương.

6. GHI CHÚ QUAN TRỌNG

Các trường có dấu * là bắt buộc.
Mã phải duy nhất trong phạm vi áp dụng, không nên đặt trùng ý nghĩa với mã đã có.
Cần thống nhất mã công trước khi cấu hình Thiết lập chấm công để tránh phải sửa nhiều quy tắc liên quan.
Khi thay đổi màu sắc hoặc tên hiển thị, dữ liệu trên bảng công có thể dễ đọc hơn nhưng không làm thay đổi kết quả tính công nếu không thay đổi quy tắc quy đổi.