HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG: CA LÀM VIỆC

Màn hình Ca làm việc dùng để khai báo khung giờ làm việc, thời gian nghỉ giữa giờ, cách yêu cầu chấm vào/ra và các thuộc tính liên quan đến ca. Ca làm việc là dữ liệu nền để thực hiện Phân ca làm việc, xử lý Dữ liệu chấm công thô, áp dụng Thiết lập chấm công và tổng hợp kết quả lên Bảng chấm công.

QUẢN LÝ CA LÀM VIỆC

1. TRA CỨU CA LÀM VIỆC

Bước 1. Truy cập màn hình Menu Chấm công -> Ca làm việc.

Bước 2. Tìm kiếm dữ liệu Người dùng có thể nhập từ khóa hoặc dùng bộ lọc để tìm ca làm việc theo mã, tên, công ty hoặc trạng thái.

Bước 3. Kiểm tra danh sách Danh sách ca làm việc cho biết các ca đang được sử dụng để phân ca, tính công và xử lý dữ liệu chấm công.

2. THÊM MỚI CA LÀM VIỆC

Bước 1. Nhấn Tạo mới Tại màn hình Ca làm việc, nhấn Tạo mới trên thanh công cụ.

Bước 2. Nhập thông tin chung

Mã*: nhập mã ca làm việc, ví dụ HC, SANG, CHIEU, DEM.
Tên*: nhập tên ca làm việc, ví dụ Ca hành chính, Ca sáng, Ca chiều, Ca đêm.
Công ty*: chọn công ty áp dụng ca.
Giờ bắt đầu: chọn thời điểm bắt đầu ca.
Giờ kết thúc: chọn thời điểm kết thúc ca.
Số ngày công*: nhập số ngày công được tính khi nhân viên hoàn thành ca.
Nghỉ giữa giờ: bật nếu ca có thời gian nghỉ giữa giờ.
Bắt đầu giờ nghỉ / Kết thúc giờ nghỉ: khai báo khoảng nghỉ giữa giờ nếu có.
Chấm vào / Chấm ra: xác định ca có yêu cầu ghi nhận giờ vào và giờ ra hay không.
Chấm nghỉ giữa giờ: bật nếu công ty yêu cầu chấm công khi bắt đầu/kết thúc nghỉ giữa giờ.
Ca đêm: bật nếu ca thuộc nhóm làm việc ban đêm.
Phụ cấp ca đêm: bật nếu ca đêm được hưởng phụ cấp.
Tỷ lệ phụ cấp ca đêm: chọn tỷ lệ phụ cấp áp dụng nếu có.
Màu sắc: chọn màu để phân biệt ca trên lịch phân ca và bảng chấm công.
Ghi chú: nhập thông tin bổ sung nếu cần.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống kiểm tra dữ liệu và lưu ca làm việc.

Kết quả: Ca làm việc mới được bổ sung vào danh mục và có thể dùng để phân ca cho nhân viên.

3. CHỈNH SỬA CA LÀM VIỆC

Bước 1. Chọn ca cần sửa Tại danh sách, chọn đúng ca làm việc cần cập nhật.

Bước 2. Cập nhật thông tin Người dùng có thể chỉnh sửa tên ca, khung giờ làm việc, giờ nghỉ giữa giờ, yêu cầu chấm công, thông tin ca đêm, phụ cấp hoặc màu sắc.

Bước 3. Nhấn Lưu Hệ thống cập nhật thông tin ca làm việc.

Lưu ý: Nếu ca đã được dùng trong phân ca hoặc bảng chấm công, cần kiểm tra lại dữ liệu liên quan sau khi sửa giờ bắt đầu, giờ kết thúc hoặc số ngày công.

4. XÓA CA LÀM VIỆC

Bước 1. Chọn ca cần xóa Chọn đúng ca làm việc trong danh sách.

Bước 2. Nhấn Xóa Nhấn Xóa trên thanh công cụ.

Bước 3. Xác nhận thao tác Chọn Đồng ý để xóa hoặc Không để hủy thao tác.

Lưu ý: Không thể xóa ca làm việc đang được sử dụng trong phân ca, bảng chấm công, quy tắc chấm công hoặc dữ liệu tính lương.

5. LIÊN KẾT HIỂN THỊ VÀ SỬ DỤNG CA LÀM VIỆC

Ca làm việc sau khi khai báo được sử dụng trong các màn sau:

Phân ca làm việc: ca được chọn để gán cho nhân viên theo ngày, tuần hoặc kỳ làm việc. Đây là dữ liệu đầu vào chính để hệ thống biết nhân viên cần làm ca nào trong từng ngày.
Thiết lập chấm công -> Ghi nhận chấm công: ca được chọn trong hồ sơ ghi nhận để xác định cách ghép giờ vào/ra, ân hạn đi muộn/về sớm và xử lý dữ liệu qua ngày.
Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã công: ca được dùng làm điều kiện áp dụng bộ quy đổi. Cùng một dữ liệu chấm công có thể trả về mã công khác nhau nếu thuộc ca khác nhau.
Thiết lập chấm công -> Quy đổi mã nghỉ: ca được dùng để xác định cách xử lý vắng mặt, thiếu công hoặc đơn nghỉ phép theo khung giờ của ca.
Thiết lập chấm công -> Ghi nhận tăng ca: ca là căn cứ để hệ thống xác định thời gian ngoài ca và số phút tăng ca được ghi nhận.
Dữ liệu chấm công thô -> Kết quả tính: sau khi dữ liệu máy chấm công được xử lý, hệ thống hiển thị ca áp dụng để người dùng kiểm tra kết quả tính.
Bảng chấm công: ca hiển thị trên lịch công của nhân viên và là căn cứ tính ngày công, nghỉ, vắng, đi muộn, về sớm hoặc tăng ca.
Tính lương: dữ liệu công đã chốt theo ca được chuyển sang tính lương để xác định công hưởng lương, phụ cấp ca đêm, tăng ca hoặc các khoản liên quan.

6. GHI CHÚ QUAN TRỌNG

Các trường có dấu * là bắt buộc.
Cần khai báo đúng khung giờ ca trước khi phân ca cho nhân viên.
Với ca qua ngày hoặc ca đêm, cần kiểm tra thêm cấu hình Thiết lập chấm công để hệ thống xử lý đúng ngày công và giờ vào/ra.
Không nên sửa ca đang áp dụng cho kỳ công đã chốt nếu chưa có phương án tính lại và đối chiếu dữ liệu.